E-Mail-Verschlüsselung: So sichern Sie Ihr Postfach mit wenigen Klicks

Wie funktioniert E-Mail-Verschlüsselung?

E-Mails können auf zwei Arten verschlüsselt werden:

1. Mit der Transportverschlüsselung (Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung) wird zwischen dem E-Mail-Client (z.B. Outlook) und dem Server eine Verbindung aufbaut, die mit dem TLS-Protokoll (Transport Layer Security) verschlüsselt wird.
2. Mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird nicht die Verbindung sondern die E-Mail selbst verschlüsselt und nur der Besitzer des korrespondierenden kryptografischen Schlüssels kann sie lesen.

Für die E-Mail-Verschlüsselung verwendete Verschlüsselungsverfahren

Symmetrisches Verschlüsselungsverfahren

Symmetrische Verschlüsselung bedeutet, dass Sender und Empfänger den gleichen kryptografischen Schlüssel besitzen, mit dem E-Mails verschlüsselt und entschlüsselt werden. Der Schlüssel muss dafür bereits im Vorfeld zwischen beiden Parteien mit entsprechender zusätzlicher Software ausgetauscht werden, was die Erstkommunikation erschwert. Vor allem für die Kommunikation großer Nutzergruppen stellt das potenziell eine erhebliche Hürde dar.

Asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren

Beim asymmetrischen Verfahren wird ein Paar aus einem privaten und öffentlichen kryptografischen Schlüssel erzeugt. Den privaten Schlüssel hat nur eine Person, die Kommunikationspartner erhalten den öffentlichen Schlüssel. Der Jeder Versender einer E-Mail kann nun mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers seine Nachricht an ihn verschlüsseln. Der Empfänger kann die Nachricht dann wiederum nur mit dem privaten Schlüssel lesen.

Sowohl die symmetrische als auch die asymmetrische Verschlüsselung ist, wie Sie sehen, eher umständlich in der Handhabe. Entsprechende Software macht die Sache zwar einfacher aber auch die erschwert schlicht die tägliche Kommunikation.

Warum Sie Ihr Postfach sichern sollten

Wirklich jeder hat ein E-Mail-Postfach. Dazu kommt, dass keine neue App installiert oder ein Kontakt hinzugefügt werden muss, um E-Mails von Menschen zu erhalten, mit denen man zuvor nie in Kontakt war. Im Gesamtpaket macht das E-Mails nach wie vor zu einem attraktiven Kontaktweg für Unternehmen und das E-Mail-Postfach ist meist ein fester Bestandteil des geschäftlichen Alltags.

Schwierig an der Sache ist, dass unverschlüsselte E-Mails mit nicht allzu viel Aufwand geknackt und mitgelesen werden können und das ist nichts Neues. Wenig überraschend: E-Mails werden als beliebter Angriffspunkt genutzt und können schnell sensible Daten in Gefahr bringen. Hinzu kommt, dass die DSGVO ganz klar regelt, wie sensible bzw. persönliche Daten per Mail versendet werden dürfen - und das ist nicht im Klartext. Dabei müssen KRITIS-Unternehmen (Unternehmen Teil der kritischen Infrastruktur) sogar besondere Anforderungen erfüllen, wenn sie Informationen per E-Mail versenden möchten.

E-Mail-Verschlüsselung in Outlook durch wenige Klicks - mit diesem simplen Outlook Add-In

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie in Outlook E-Mails und E-Mail-Anhänge in beliebiger Größe automatisch in Download-Freigaben umwandeln und verschlüsselt sowie DSGVO-konform versenden. Nach nur wenigen Klicks müssen Sie sich keine Gedanken mehr machen, welche Informationen Sie in E-Mails preisgeben wollen, und welche nicht. Dafür hat DRACOON ein kleines aber feines Outlook Add-In entwickelt.

So versenden Sie E-Mails vollständig verschlüsselt

Mit der E-Mail-Vollverschlüsselung bietet DRACOON für Outlook eine hochsichere Versandmethode für besonders sicherheitskritische E-Mails. Der Begriff "Vollverschlüsselung" bezieht sich auf die Tatsache, dass sowohl die E-Mail-Nachricht selbst als auch etwaige Dateianhänge clientseitig verschlüsselt werden, bevor sie dem Empfänger über DRACOON bereitgestellt werden.

Wenn Sie eine E-Mail vollständig verschlüsselt versenden möchten, wird die E-Mail-Nachricht automatisch in eine clientseitig verschlüsselte PDF-Datei umgewandelt und mitsamt etwaigen Dateianhängen der E-Mail in einen verschlüsselten Datenraum in DRACOON hochgeladen.

Die eigentliche E-Mail-Nachricht mit Anhängen wird nicht per Outlook versendet – stattdessen erhält der Empfänger automatisch eine Benachrichtigungsmail mit einem kennwortgeschützten Freigabe-Link, über den er die PDF-Datei mit der E-Mail-Nachricht und die Dateianhänge sicher aus DRACOON herunterladen kann. Beim Herunterladen werden diese durch Eingabe des Kennworts entschlüsselt und können vom Empfänger geöffnet werden.

Auch wenn die internen Abläufe der E-Mail-Vollverschlüsselung komplex sind, so ist die Verwendung für Absender und Empfänger dennoch einfach und komfortabel. Denn verglichen mit dem regulären E-Mail-Versand ist nur ein zusätzlicher Schritt notwendig: Der Absender muss lediglich ein Kennwort für die E-Mail angeben bzw. erzeugen lassen und dieses dem Empfänger manuell zusenden (z.B. per Chat), damit dieser die E-Mail entschlüsseln und öffnen kann. Alles weitere erledigt DRACOON für Outlook vollautomatisch.

Daher beinhaltet DRACOON für jeden Benutzer neben dem sicheren Speicherort für alle Daten gleichzeitig eine DSGVO-konforme Lösung zur E-Mail-Verschlüsselung – so kommunizieren Sie einfach und sicher per E-Mail – und haben gleichzeitig die volle Kontrolle über Ihre Dateien.

Ihre Vorteile der E-Mail-Vollverschlüsselung

• Inhalt und Anhänge einer durch DRACOON für Outlook vollverschlüsselten E-Mail werden nicht über Ihren regulären Mailserver versendet und können daher auf dem Versandweg und durch Server-Administratoren nicht abgegriffen werden.
• Sie werden außerdem nicht im Postfach des Empfängers gespeichert, sodass auch auf Empfängerseite kein Datenabfluss z.B. durch Server-Administratoren möglich ist.
• Die clientseitige Verschlüsselung stellt sicher, dass Inhalt und Anhänge der Mail bereits auf dem PC des Absenders sicher verschlüsselt werden, bevor Sie in DRACOON hochgeladen werden – durch die clientseitige Verschlüsselung wäre z.B. selbst DRACOON als Anbieter in keinem Fall in der Lage, die E-Mail zu entschlüsseln.
• Durch ein Ablaufdatum kann die Verfügbarkeit der E-Mail zeitlich begrenzt werden, sodass Sie danach vom Empfänger nicht mehr heruntergeladen und geöffnet werden kann. Im Bedarfsfall kann die Bereitstellung der E-Mail durch Löschen des Freigabe-Links auch jederzeit vorzeitig beendet werden.
• Absender und Empfänger müssen keine Zertifikate austauschen, wie es bei der in Outlook enthaltenen Mail-Verschlüsselung (per S/MIME) erforderlich ist. Der Absender muss dem Empfänger lediglich ein Kennwort mitteilen.